Varmuuskopioinnin laiminlyönti on tietyssä mielessä kuin puuttuvat vakuutukset. Niiden merkityksen huomaa vasta sitten, kun niitä tarvitsisi. Jos vakuutuksia ei ole aikanaan hoitanut kuntoon, vahingon sattuessa on myöhäistä miettiä vakuutuksen ottamista.
Sama pätee varmuuskopioihin. Varmuuskopiointi pitää hoitaa etukäteen kuntoon. Mikäli tiedostoja pitäisi palauttaa, se ei onnistu ilman olemassa olevia varmuuskopioita.
Miksi varmuuskopiot ovat tärkeitä
Varmuuskopioinnilla varaudutaan erilaisiin riskeihin. Riskien pohtiminen on varmasti useimmille yrittäjille tuttua, mutta usein ensisijaisesti liiketoiminnallisesta näkökulmasta.
Riskejä sisältyy kuitenkin yhtä lailla tietoturvaan ja tietotekniikkaan yleisesti. Ilman tietokoneita ja tietoa harva yritys pystyy toimimaan.
Mitä tiedoille sitten voisi tapahtua?
Tietokone unohtuu jonnekin tai se varastetaan
Näin joskus tilaston, jossa suomalaisten kerrottiin ajattelevan olevansa keskimääräistä parempia kuljettajia. Useimmat meistä siis ajattelevat näin. Meissä on paljon hyviä kuskeja, mutta silti onnettomuuksia sattuu. Monesti syynä on inhimillinen virhe.
Aivan yhtä hyvin tietokoneen voi unohtaa vaikkapa taksiin tai johonkin muuhun julkiseen kulkuvälineeseen.
Toisaalta kahviloissa näkee paljon asiakkaita kirjoittamassa kannettavilla tietokoneilla. Tilaisuus tekee varkaan, ja vartioimaton kone saattaa hävitä yllättäen.
Haittaohjelma sotkee tiedostot
Sähköposti on kanava, jota emme voi täysin kontrolloida. Voit saada sähköpostiisi pahaa aavistamatta uskottavan oloisen viestin, joka sisältää linkin tai liitteen.
Liite ei kuitenkaan ole sitä, mitä ajattelet sen olevan. Ikävimmässä tapauksessa se voi sisältää haittaohjelman, joka kykenee sotkemaan tietokoneesi tiedostot.
Joitain vuosia sitten vallitsi käsitys, ettei Macille ole haittaohjelmia. Niitä on nykyisin, vaikka edelleen onneksi vähemmän kuin esimerkiksi Windowsille.
Pahimmat haittaohjelmat vaativat lunnaita lupauksesta vapauttaa tiedostot.
Laiterikko tai uuden laitteen käyttöönotto
Laitteet eivät ole ikuisia. Myös Applen laitteet voivat rikkoutua yllättäen. Riippuen viasta ja rikkoutuneen laitteen iästä, voi olla mahdollista, ettei konetta kannata korjauttaa.
Uuden laitteen hankinta voi olla viisaampi vaihtoehto. Toisaalta joskus laitteet on joka tapauksessa uusittava.
Tulipalo
Toivottavasti kenenkään meistä ei tarvitse kohdata tulipaloa, mutta silti pelastuslaitos on toisinaan kiireinen.
Tulipalo voi viedä mennessään kaiken, myös yrityksen tiedostot. Yrityksen tiedot ovat toki toissijainen asia tragedian keskellä, mutta silti menetys voi olla merkittävä.
Vaihtoehtoja varmuuskopiointiin
Edellä oli muutamia erilaisia uhkia, joita voi pohtia oman yrityksen näkökulmasta ja arvioida, ovatko ne relevantteja.
Asiaa voi miettiä esimerkiksi kysymällä, millainen vaikutus tapahtumalla olisi omaan toimintaan. Haittaisiko tapahtuma yritystoimintaa? Olisiko esimerkiksi päivän tai viikon keskeytyksellä liiketoimintaan jokin kustannus?
Jos vastaus on kyllä, seuraavaksi voi pohtia, kuinka todennäköisesti tapahtuma voisi osua omalle kohdalle.
Jos pohdinnan tuloksena syntyy ajatus varmuuskopioinnin tarpeellisuudesta, olet oikeassa jutussa ja voit jatkaa eteenpäin.
Useimmat arvostavat kustannustehokasta ratkaisua. Myös käytön helppous on monella toivelistan kärjessä. Mielellään niin, että varmuuskopiointi tapahtuu taustalla automaattisesti, eikä asiaa tarvitse jatkuvasti miettiä.
iCloud ja iCloud Drive
iCloud Drive ei ole varmuuskopiointiratkaisu.
iPhonen asetuksissa voi kuitenkin määrittää varmuuskopioinnin tehtäväksi nimenomaan iCloudiin. Tässä kohtaa kannattaa huomata, että iCloud ja iCloud Drive ovat eri asiat. iCloud Drive on osa iCloudia.
iPhonen varmuuskopiot eivät ole käyttäjän nähtävissä iCloudissa, eikä haittaohjelma pääse niitä sotkemaan.
Asia ei kuitenkaan ole täysin mustavalkoinen, sillä Apple-tilin vaarantuessa myös iPhonen varmuuskopiot voivat olla vaarassa.
Lisää tilin suojauksesta kerrotaan tietoturva-oppaassa.
iCloud Driveen tallennetut tiedostot eivät sen sijaan ole suojassa haittaohjelmilta. Haittaohjelma pyrkii toimimaan samoilla oikeuksilla, joilla itsekin käytät iCloud Drivea. Näin ollen haittaohjelmat voivat sotkea myös iCloud Driven tiedostoja.
Time Machine ja erillinen USB-levy
Erillinen USB-levy ja Macin mukana tuleva Time Machine -varmuuskopiointiohjelma on helppo ottaa käyttöön, ja itse ohjelman käyttö on vaivatonta.
Tässä menetelmässä varmuuskopioidaan vain ne tiedostot, jotka ovat Macilla paikallisesti.
Mikäli käytät iCloud Drivea tai lisäksi Microsoftin OneDrivea tai Google Drivea, Macilla saattaa olla vain linkki pilvessä sijaitsevaan tiedostoon.
Myös palautus on Time Machinen kanssa vaivatonta.
Yleinen suositus on valita kapasiteetiltaan vähintään tuplasti Macin sisäistä tallennustilaa suurempi USB-levy.
Lisäksi levyjä olisi hyvä olla kaksi. Näin voidaan ehkäistä haittaohjelmariskiä, sillä irrotettuna oleva levy ei ole haittaohjelman saavutettavissa.
Oma tiedostopalvelin
Tietotekniikka-ammattilaisten usein suosittelema ratkaisu on hankkia oma erillinen tiedostopalvelin.
Tällaisessa ratkaisussa on kiistatta hyviä puolia.
Edellä mainittu Time Machine osaa varmuuskopioida tiedostopalvelimelle langattoman verkkoyhteyden kautta. Tämän tyyppinen ratkaisu kuulostaa juuri sellaiselta automaattiselta varmuuskopioinnilta, joka täyttää useimpien toiveet.
Tietotekniikka-alalla puhutaan NAS-ratkaisuista. Lyhenne tulee sanoista Network Attached Storage, mikä tarkoittaa käytännössä laitetta, joka on suunniteltu ensisijaisesti tiedostopalvelimeksi.
Laite on yleensä jatkuvasti päällä ja käyttää yleensä langallista verkkoyhteyttä. Erilaisia malleja on paljon tarjolla, ja ominaisuuslistojen vertailu vaatii jo jonkin verran IT-osaamista.
Mallia valitessa kannattaa miettiä, mihin tilaan laite sijoitetaan. Haittaako mahdollinen melu? Esimerkiksi ilmajäähdytteinen laite voi sisältää äänekkään tuulettimen.
Mac Mini voi toimia myös tiedostopalvelimena. Yllättävää kyllä, Mini ei tarvitse näyttöä ja näppäimistöä kiinteästi sen jälkeen, kun laite on otettu kerran käyttöön.
Miniä voi ohjata tarvittaessa etäyhteyden avulla esimerkiksi MacBookilta.
Online-varmuuskopiointiratkaisut
Edellä mainittujen lisäksi vaihtoehtoina ovat online-varmuuskopiointiratkaisut. Ne ovat kuukausimaksullisia palveluja, joita tarjoavat varmuuskopiointiin erikoistuneet yritykset. Tiedot kopioidaan palveluntarjoajan palvelimille internet-yhteyden kautta.
Näiden etuina ovat helppous sekä se, etteivät ne vaadi alkuinvestointeja. Helppous näkyy esimerkiksi mikäli matkustat paljon. Varmuuskopiointi toimii taustalla, kunhan internet-yhteys on saatavilla. Erillisiä USB-levyjä ei tarvitse kanniskella mukana.
Lisäksi etuna on etteivät varmuuskopiot ole samassa sijainnissa tietokoneesi kanssa.
Kuten pilvipalveluissa yleensäkin, kustannukset kertyvät ajan myötä. Vuositasolla hinta ei välttämättä kuulosta pahalta, mutta varmuuskopiointia tarvitaan aina. Sen tulisi olla käytettävissä vielä viiden tai kymmenen vuodenkin päästä.
Yksi suosittu online-varmuuskopiointia tarjoava yritys on Backblaze. Heidän hinnoittelunsa on vuositasolla noin 99 dollaria.
Tarvitsetko apua varmuuskopioinnin suunnitteluun
Olet tullut oikeaan paikkaan. Poikkea ihmeessä maksuttomaan Omenavinkit-neuvontapalstalle. Pystyn auttamaan sinut oikeaan suuntaan varmuuskopioinnin suunnittelussa.
iCloud Drivea, OneDrivea tai Google Drivea käytettäessä on hyvä varmistaa asetukset huolellisesti, jotta varmuuskopioihin saadaan varmasti tarvittava data mukaan.
Jos taas harkitset erillistä USB-levyä mutta et ole varma oikeasta levytyypistä, voidaan vaihtoehdot katsoa yhdessä.
Ehkä kiinnostuit myös Mac Minin valjastamisesta tiedostopalvelimeksi. Mini ei pidä juuri lainkaan ääntä eikä vie paljoa tilaa, sijoitti sen minne tahansa.
Muista testata varmuuskopioiden toiminta säännöllisesti
Jos varmuuskopioita joskus tarvitaan, on tärkeää testata niiden toimivuus säännöllisesti, jotta tiedostojen palautus onnistuu varmasti.
Käyttöjärjestelmät ja ohjelmistot päivittyvät. Automaattinen varmuuskopiointi on saattanut lakata toimimasta taustalla ilman erillistä ilmoitusta.
Olisi varsin ikävää huomata ongelma vasta silloin, kun tiedostoja pitäisi palauttaa.
Ratkaisuna tähän on testaus. Olisi hyvä kokeilla kerran tai pari vuodessa, että tiedostoja pystyy varmasti palauttamaan.
Varmuuskopio ei ole arkisto
Yrittäjällä voi olla lakisääteisiä velvoitteita säilyttää tietoja useiden vuosien ajan. Varmuuskopiointi ei kuitenkaan ole arkistointi, eikä sitä ole tarkoitettu pitkäaikaiseen tietojen säilyttämiseen.
Varmuuskopiointi on varautumista erilaisiin uhkakuviin, kuten jutun alussa kuvattiin.
Pitkäaikainen säilytys on myös tiedostojen kopiointia toisaalle, mutta ideana on, etteivät tiedostojen sisällöt enää muutu.
Arkistoinnissa ei myöskään ole tarjolla useita versioita tiedostoista. Varmuuskopioinnissa samasta tiedostosta voi olla useita eri versioita useiden viikkojen ajalta taaksepäin.
Arkiston ei aina tarvitse olla digitaalinen. Esimerkiksi tositteet voi halutessaan tulostaa ja mapittaa.
Omenavinkit 
Jätä kommentti