Asiantuntijat muistuttavat usein, että varmuuskopiointi ei ole sama asia kuin arkistointi. Harvemmin kuitenkaan avataan, mitä eroa näillä kahdella käytännössä on, tai miksi ja miten arkistointi olisi järkevää toteuttaa. Tässä jutussa puretaan asia auki.
Miksi varmuuskopiointi ja arkistointi ovat tärkeitä
Kysyin Facebookin keskusteluryhmässä yksinyrittäjiltä, miten he käytännössä toteuttavat kirjanpitolain edellyttämän kuuden vuoden säilytysvelvollisuuden tositteille.
Yllätyksekseni vastauksia tuli paljon. Kommenttien perusteella suuri osa yrittäjistä on asiaa pohtinut ja siihen myös varautunut. Toisilla taas tuntuu olevan käsitys, että vastuun voi kokonaan ulkoistaa.
Aihetta syvennettiin tiedonhallinnan asiantuntijan näkökulmasta. Hanna Martikainen on tehnyt tiedonhallinnan, asianhallinnan ja arkistoinnin parissa töitä 5 vuotta.
Tänä aikana hän on mm. kouluttanut ja konsultoinut yrityksiä aiheen tiimoilta. Hannan yritys Tiedos tarjoaa dokumenttien hallintaan sekä arkistointiin liittyviä koulutuksia, konsultointia ja työkaluja.
Yksinyrittäjän pitkäaikaissäilytettävät dokumentit
Kysymys: Mitä ovat yleisimmät virheet, joita yksinyrittäjät tekevät dokumenttien säilyttämisessä ja arkistoinnissa?
Hanna: Kolme yleisintä virhettä on jättää yrityksen tiedonhallinnan suunnittelu tekemättä ja antaa aikapommin muhia kansioissa, varmuuskopioinnin sekoittaminen synkronointiin ja kaiken sähköisen säilyttämisen käsittäminen yhtä hyvänä ratkaisuna.
Ensimmäisen johdosta yrittäjät joutuvat esimerkiksi ostamaan turhan paljon tallennustilaa ja maksamaan sellaisten dokumenttien säilyttämisestä, jotka olisi voinut jo tuhota.
Toisen johdosta yrittäjät eivät löydäkään tarvitsemaansa dokumenttia tai sen versiota, koska se onkin poistunut tai muokattu sekä varsinaisessa tallennussijainnissaan että siellä, minne se on synkronoitu.
Kolmannen johdosta yrittäjät säilyttävät ja varmuuskopioivat tietoa kyllä sähköisesti, mutta fyysisillä tallennusvälineillä, jotka ovat alttiita vaurioitumaan.
Kysymys: Onko tositteiden ja tilinpäätösten lisäksi muita dokumentteja, joita laki velvoittaa säilyttämään erityisesti yksinyrittäjän näkökulmasta?
Hanna: Tähän on mahdotonta vastata yleisesti lyhyesti ja kattavasti, vaan yrittäjän pitää itse ottaa selvää, mitkä lait koskevat hänen yrityksensä toimialaa ja mitä siellä sanotaan asiakirjojen säilyttämisestä sekä mitä eri säilytysaikasuositukset sanovat kyseisen yrityksen asiakirjatyppien säilytysajoista. Kaikki alkaa siitä, että yrittäjä on tietoinen yrityksessään syntyvistä ja sinne saapuvista asiakirjatyypeistä.
Yleisellä tasolla esimerkiksi voi ottaa osakeyhtiölain (624/2006), jonka mukaan esimerkiksi ”Pöytäkirjat on numeroitava juoksevasti ja säilytettävä luotettavalla tavalla” ja ”Alkuperäiset muuten kuin kokouksen aikana suullisesti pidetyt puheenvuorot on säilytettävä vähintään vuoden ajan yhtiökokouksesta”.
Pöytäkirjojen säilytysaikaa laki ei siis suoraan kerro, mutta Liikearkistoyhdistys ry suosittelee säilyttämään pöytäkirjat pysyvästi. Pakko tämä siis ei ole, koska se on suositus eikä tule laista, ja lopulta yrittäjän pitää määritellä, miten kauan kyseisessä yrityksessä näitä asiakirjoja säilytetään.
Kysymys: Kuinka pitkään dokumentteja pitää pystyä säilyttämään, ja missä tilanteissa joku voi pyytää niitä nähtäväksi?
Hanna: Asiakirjan säilytysaika riippuu täysin siitä, mikä asiakirjatyyppi on kyseessä, onko lainsäädännössä tai muussa sääntelyssä määrätty sille jokin säilytysaika, onko sille olemassa jokin säilytysaikasuositus ja ennen kaikkea miten kauan juuri kyseisessä esimerkiksi yrityksessä juuri kyseisen asiakirjatyypin sisältämiä tietoja voidaan tarvita.
Usein lähtökohtana on jonkin tahon oikeusturvan toteutumisen varmistaminen.
Esimerkiksi vaikka kirjanpitolaki määrää tositteiden säilytysajaksi 6 vuotta, voi esimerkiksi sote-yrityksen potilaille lähettämillä laskuille tarvita pidemmän säilytysajan kyseisssä yrityksessä, jos tiedetään, että niitä voidaan tarvita esimerkiksi potilaiden saamastaan hoidosta tekemiä reklamaatioita varten pidempään.
Säilytysaikaa pidennettäessä täytyy toki ottaa huomioon myös tietosuoja, eli henkilötietoa sisältäviä asiakirjoja ei saa säilyttää varmuuden vuoksi pidempään kuin on perustellusti tarpeen. Yrityksen on siis tunnettava omat asiakirjatyyppinsä ja prosessinsa sen lisäksi, että on oltava tietoinen lainsäädännöstä ja säilytysaikasuosituksista.
Kysymys: Usein kuulee, että tilitoimisto säilyttää yrittäjän kirjanpitolain edellyttämät tositteet. Onko asia näin yksiselitteinen? Jos tilitoimisto hukkaa tositteet ja dokumentteja pitäisi pystyä esittämään verottajalle, kenellä on vastuu tietojen toimittamisesta?
Hanna: Lopulta yrityksen johto eli pienessä yrityksessä yrittäjä itse on vastuussa siitä, että kuhunkin asiakirjatyyppiin kuuluvaa asiakirjaa säilytetään eheänä, luettavana ja käyttökelpoisena niin kauan kuin yrityksessä katsotaan asiakirjalle olevan tarvetta ja ottaen toki huomioon myös lainsäädäntö ja säilytysaikasuositukset.
Kannattaa lukea tilitoimiston kanssa tehtävä sopimus tarkkaan läpi ja valita sellainen tilitoimisto, jossa kaikki ei ole yhden henkilön varassa vaan on joko useampi henkilö töissä kyseisessä tilitoimistossa tai vähintään yhteistyötä toisen yksittäisen kirjanpitäjän kanssa.
Lisäksi kannattaa valita sellainen tilitoimisto, joka antaa yrittäjälle pääsyn siihen järjestelmään, jonne oman yrityksen kirjanpitoaineistot on tallennettu, jotta pääsy omiin kirjanpitoaineistoihin säilyy, vaikka kirjanpidon tehtävät onkin ulkoistettu.
Nämä asiat kun ovat kunnossa, niin ei joudu pulaan, vaikka kirjanpitäjä yllättäen joutuisi esimerkiksi pitkäaikaisesti työkyvyttömäksi tai jos kirjanpitäjään ei yllättäen saisi enää yhteyttä.
Eli pystyy esimerkiksi esittämään kirjanpitoasiakirjat verottajalle itse tai vaihtamaan helposti ja nopeasti tilitoimistoa, koska ei tarvitse odotella, milloin pääsee käsiksi omiin aineistoihinsa, joista on itse vastuussa.
Edellä tarkoitan nyt ennen kaikkea sellaisia kirjanpitoasiakirjoja, jotka yritys on toimittanut kirjanpitäjälle kuten tositteita ja joiden perusteella kirjanpito tehdään eli joiden sisältö ei ole syntynyt kirjanpitäjän työn tuloksena (kuten esimerkiksi tilinpäätös on).
Kirjanpitäjän työn tuloksena syntyviin kirjanpitoaineistoihin ei ehkä saa automaattisesti pääsyä, vaan ne tulevat toki kirjanpitäjältä todennäköisesti vasta laskun maksun jälkeen. Mutta toki jos käy niin, ettei kirjanpitäjä niitä toimita, vaikka asiakkaan puolelta kaikki on kunnossa, niin nopeuttaa kirjanpitäjän vaihtamista, jos on kuitenkin pääsy niihin aineistoihin, joiden pohjalta kirjanpitäjän työn tuloksena syntyneet kirjanpitoaineistot on muodostettu, koska tällöin voi helposti ja nopeasti toimittaa tausta-aineistot uudelle kirjanpitäjälle.
Ja jos pääsy kirjanpitäjän järjestelmään yrityksen omiin kirjanpitoasiakirjoihin ei ole ollenkaan mahdollista, niin silloin kannattaa säilyttää kirjanpitoaineistot myös itsellä edellä kuvattuja tilanteita varten, koska vastuu kirjanpitoasiakirjojen säilyttämisestä kirjanpitolain määräämien ym. säilytysaikojen mukaan on lopulta siis yrityksellä itsellään.
Kysymys: Millainen arkistointiratkaisu on käytännössä riittävä yksinyrittäjälle, vaikka se ei olisi täydellinen?
Hanna: Yksinyrittäjälle ei oikein ole tarjolla varsinaista sähköistä arkistoa, sillä pitkäaikaiseen ja pysyvään sähköiseen arkistointiin suunnitellut tietojärjestelmät ovat turhan järeitä ja kalliita yksinyrittäjälle. Toisaalta tällaista pitkään eli yli 10 vuotta säilytettävää tietoa saati arkistoitavaa eli pysyvästi säilytettävää tietoa ei yksinyrittäjällä ole niin suuria määriä kuin isoilla yrityksillä. Toki yhtiömuoto vaikuttaa hieman, ja esimerkiksi osakeyhtiöllä on enemmän pitkään säilytettäviä asiakirjoja kuin toiminimellä.
Käytännössä kannattaa säilyttää passiiviset, arkistoidut asiakirjat erillään aktiivisista, ajankohtaisista asiakirjoita ja olennaista on arkistoidun tiedon kunnollinen varmuuskopiointi.
Yksinyrittäjät mieltävät usein varmuuskopioinniksi sen, että laitteen kansiot on synkronoitu pilvipalveluun. Mutta synkronointi peilaa yhdessä sijainnissa tapahtuvat muutokset myös toiseen, kun taas varmuuskopioinnin tallennussijainnissa tilanne ei muutu, jos tiedoston tai kansion poistaa ”arkistosta” tai se vaikka vaurioituu siellä.
Niinpä ”arkiston” kunnollisen varmuuskopioinnin osto palveluna, joka tallentaa tiheästi varmuuskopioita aineistosta useaan (Euroopassa sijaitsevaan) konesaliin parantaa yksinyrittäjän sähköisen arkistoinnin luotettavuutta, vaikka käytössä ei olisikaan oikea sähköinen arkisto.
Varmuuskopiointi ulkoiselle kovalevyllekin on yksi vaihtoehto, mutta tässä on pilvipalveluun verrattuna suurempi riski, että ulkoinen kovalevy vaurioituu. Ja koska ulkoisen kovalevyn pitäisi olla ihan eri paikassa kuin laite, jonka sisältö sinne on varmuuskopioitu, on iso vaiva muistaa hakea ulkoinen kovalevy toisesta rakennuksesta ja tehdä varmuuskopiointi säännöllisesti.
Yksinyrittäjälle myös paperiversioiden säilyttäminen tärkeimmistä asiakirjoista on pätevä arkistointivaihtoehto.
Kaikkein tärkeintä on tunnistaa tärkeät tiedot epäolennaisten joukosta ja tietää säilytysajat ja huolehtia asiakirjojen hävittämisestä, kun säilytysaika päättyy. Näin ei maksa turhan tiedon säilyttämisestä ja varmuuskopioimisesta, ei vaaranna tietosuojaa (liittyen henkilötietojen säilyttämiseen) ja löytää tarvitsemansa tiedon helpommin ja nopeammin, kun arkistossa ei ole sekaisin oikeasti olennaisia ja sellaisia asiakirjoja, joita ei enää tarvitse.
Kysymys: Onko digitaalisessa arkistoinnissa yksinyrittäjän näkökulmasta etuja tai riskejä verrattuna paperiseen arkistointiin?
Hanna: Digitaalisen arkistoinnin etuna on se, että fyysistä säilytystilaa ei tarvita ja asiakirjojen haku on helppoa.
Varsinaisesti arkistointi on sitä, kun asiakirjan tietoja ei enää tarvita alkuperäiseen käyttötarkoitukseensa ja asiakirja joko hävitetään tai arkistoidaan.
Jos ajatellaan vain tällaista passiivisten tietoaineistojen säilyttämistä, on niitä yleensä yksinyrittäjällä sen verran vähän, että paperisena säilyttäminen onnistuu sen puolesta, ettei papereiden hallinta ole liian hankalaa eikä tilaa tarvita kovin paljon.
Digitaalisen arkistoinnin riskinä on se, ettei varmuuskopiointia tehdä kunnolla eikä säännöllisesti.
Yksinyrittäjälle toimiva ratkaisu voi olla digitaalisen ja paperisen arkistoinnin yhdistäminen eli tulostetaan yli 10 vuotta säilytettävät dokumentit sen lisäksi, että säilytetään niitä digitaalisena ja skannataan tai valokuvataan paperit sen lisäksi, että säilytetään niitä paperisena.
Mutta heti kun yli 10 vuotta säilytettävää aineistoa alkaa olla paljon hallittavaksi ja siihen pitää päästä useamman henkilön käsiksi, on kunnolla toteutettu ja varmuuskopioitu digitaalinen arkistointi ratkaisu, jolla on enemmän etuja kuin paperiarkistoinnilla.
Tilitoimisto kertoo toimivansa hyvien tietoturvakäytäntöjen mukaisesti
On hyvä asia, jos tilitoimisto kertoo panostavansa tietoturvaan. Se on tärkeä lähtökohta ja monelle yrittäjälle jo itsessään merkittävä helpotus.
Tietoturva ei kuitenkaan ole yksittäinen lupaus tai kertaluontoinen toimenpide, vaan jatkuvaa työtä.
Ammattimainen tietoturva edellyttää aktiivista ylläpitoa, seurantaa ja kehittämistä, mikä näkyy väistämättä myös kustannuksissa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että pelkkä hyvä tahto ei riitä, vaan taustalla tarvitaan osaamista ja resursseja, joko omana työnä tai ostettuna palveluna.
On myös hyvä muistaa, ettei mikään järjestelmä ole täysin pettämätön. Vaikka tietoturvaan panostettaisiin, vahinkoja voi silti sattua.
Tietoturvapoikkeamat eivät ole harvinaisia edes suurissa ja hyvin resursoiduissa organisaatioissa. Tämä ei tarkoita, että tietoturva olisi turhaa, vaan sitä, että riskienhallinta on aina kompromissi.
Juuri tästä syystä yrittäjän on hyvä tietää, missä hänen tietonsa sijaitsevat ja kuka niistä viime kädessä vastaa. Kun vastuut ja käytännöt ovat itselle selkeitä, myös mahdollisiin ongelmatilanteisiin on helpompi varautua.
Varmuuskopiot
Varmuuskopiot ovat yleensä aktiivisessa käytössä olevia tietoja. Yksinyrittäjän tapauksessa nämä ovat usein tiedostoja, jotka sijaitsevat esimerkiksi kannettavalla tietokoneella ja pilvipalvelussa, kuten iCloudissa.
iCloud Drivesta puhuttaessa on hyvä muistaa, ettei sitä ole suunniteltu varsinaiseksi varmuuskopiointiratkaisuksi, vaikka palvelussa onkin joitakin samankaltaisia ominaisuuksia.
iCloud Drive on ensisijaisesti tiedostojen synkronointipalvelu Apple-laitteiden välillä.
Varmuuskopioita voidaan tarvita esimerkiksi silloin, kun:
- tärkeitä tiedostoja tai kansioita poistetaan epähuomiossa
- tiedostosta täytyy palauttaa aiempi versio
- tietokone rikkoutuu ja tiedot halutaan palauttaa uudelle laitteelle nopeasti
Miksi pelkkä varmuuskopiointi ei riitä
Koska varmuuskopio on kopio aktiivisessa käytössä olevasta sisällöstä, siihen liittyy riski.
Jos vanhempia tiedostoja poistetaan epähuomiossa eikä asiaa huomata ajoissa, myös säilytettävät tiedostot poistuvat lopulta varmuuskopioista, eikä niitä voida enää palauttaa.
Lisäksi osa haittaohjelmista on kyvykäitä tuhoamaan paitsi tietokoneen sisällön myös varmuuskopiot, mikäli ne ovat verkon kautta saavutettavissa.
Varmuuskopio auttaa vain silloin, kun se toimii. Vastaan on tullut tilanteita, joissa varmuuskopiot eivät ole toimineet oletetulla tavalla tai ne eivät yksinkertaisesti ole olleet käytettävissä silloin, kun tietoja olisi pitänyt palauttaa.
Arkistointi
Arkistointi tarkoittaa tiedostojen pitkäaikaissäilytystä. Arkistoiduilta tiedoilta riittää, että ne pystytään lukemaan. Versiohistoriaa ei tarvita, vaan viimeisin saatavilla oleva versio arkistoidaan.
Varmuuskopiot varmistavat senhetkisten tärkeiden tiedostojen saatavuuden, arkistointi puolestaan varmistaa tietojen saatavuuden vuosien jälkeen.
Tiedot kopioidaan vähintään kahdelle ulkoiselle tallennusmedialle ja säilytetään huolellisesti. Ohje voi kuulostaa liiankin yksinkertaiselta.
Pähkinänkuoressa asia on näin, mutta kun arkistointia pohtii syvällisemmin, mukaan tulee muutamia tärkeitä huomioita.
Tietotekniikan kehittyminen ajansaatossa
Jotkut lukijat saattavat muistaa 80-luvulla käytössä olleet 5,25 tuuman disketit. Niihin mahtui noin 360 kilotavua tietoa.
Tämä on kuusi kertaa vähemmän kuin iPhonella otettuun valokuvaan tarvittava tallennustila. Yhden kuvan säilyttämiseen olisi siis tarvittu useita levyjä.
Tallennusvälineet kehittyivät, ja käyttöön tulivat 3,5 tuuman disketit, CD-levyt, DVD:t ja myöhemmin Blu-rayt. Matkan varrella mukaan tulivat USB-muistit ja ulkoiset kiintolevyt, joita käytetään edelleen.
Myös liitännät ovat muuttuneet. USB-A-portista on siirrytty USB-C-porttiin, ja tulevaisuudessa fyysiset liitännät voivat muuttua edelleen. Käytännössä moni suosii nykyään pilvipalveluja, kuten iCloudia ja Google Drivea.
Tietotekniikan kehittyminen kannattaa huomioida myös arkistoinnissa.
Datamäärät kasvavat jatkuvasti, erityisesti valokuvien ja videoiden osalta. Tänään ostettu USB-levy ei välttämättä ole yhteensopiva kymmenen vuoden kuluttua käytettävien laitteiden kanssa. On myös täysin mahdollista, ettei tulevaisuuden tietokoneissa ole enää USB-portteja lainkaan.
Lisäksi ulkoiset kiintolevyt ovat elektroniikkalaitteita, ja ne voivat hajota jo muutaman vuoden käytön jälkeen.
Oman kokemukseni perusteella moni laite ei kestä aikaa toivotulla tavalla. Yleinen suunta tuntuu olevan ennemmin käyttöiän lyheneminen kuin piteneminen, vaikka poikkeuksiakin toki on.
Vaihtoehtoja arkistointiin
Ulkoinen kiintolevy
Perusajatus on yksinkertainen. Arkistoitava tieto tallennetaan vähintään kahdelle eri tallennusmedialle, esimerkiksi kahdelle ulkoiselle kiintolevylle, ja säilytetään mieluiten kahdessa eri fyysisessä sijainnissa.
Levyjen olisi hyvä olla eri valmistajilta, ja niiden toimivuus tulisi testata vähintään kerran vuodessa. Jos toinen levy hajoaa, toisen tulisi edelleen olla käytettävissä, ja rikkoutunut levy tulisi korvata viipymättä.
Levyt eivät myöskään saa olla jatkuvasti kiinni tietokoneessa.
Miinuspuolet:
Vaatii muistamista ja manuaalista työtä
Hyvät puolet:
Edullinen ja toimiva ratkaisu. Toimii myös valokuvien arkistointiin.
Tulostaminen ja mapittaminen
Jos tekniikan varaan ei halua laskea, säilytettävien asiakirjojen tulostaminen on edelleen varteenotettava vaihtoehto. Paperitulosteet pysyvät mapissa eivätkä katoa itsestään.
Miinuspuolet:
Vaatii eniten työtä ja huolellisuutta
Hyvät puolet:
Edullinen eikä ole riippuvainen tekniikan toimivuudesta
Tilitoimisto vastaa
Arkistointipalveluja voi ostaa eri toimijoilta, myös tilitoimistoilta. Tällöin on tärkeää perehtyä huolellisesti palvelun sisältöön ja vastuisiin.
Miinuspuolet:
Sopimusteksti on syytä lukea tarkasti
Hyvät puolet:
Vapauttaa omaa aikaa muuhun tekemiseen
Yhteenveto
Varmuuskopioinnin lisäksi on tärkeää miettiä etukäteen, miten kirjanpitolain edellyttämät tositteet ja tilinpäätökset arkistoidaan pitkäaikaissäilytystä varten.
Varmuuskopiointi on olennainen osa tietojen suojaamista, mutta se ei yksin täytä arkistoinnin vaatimuksia.
On hyvä myös muistaa, että vastuu tiedon säilyttämisestä on aina yrittäjällä itsellään. Palveluita voi ostaa, mutta vastuu jää yrittäjälle.
Tutustu Hannan podcastiin Spotifyssä ja Youtubessa
Mikäli dokumenttien hallinnan käytännöt ovat sinua kiinnostava asia, suosittelen tutustumaan Hannan podcasteihin missä asiasta kerrotaan syvällisemmin.
Esimerkiksi eri tyyppisten dokumenttien säilytysaikaan pureutuva jakson mainiota kuunneltavaa. Tutustu jaksoon tarkemmin.
Omenavinkit 
Jätä kommentti