MacBook ja muut Apple-laitteet yksinyrittäjälle (laitteet, tietoturva ja palvelut)

Ei ole yhdentekevää, millä laitteella yrittäjä yritystään pyörittää. Erityisesti aloittavalla yksinyrittäjällä ei ole liiemmin rahaa investoida kalliisiin laitteisiin. Usein käyttöön otetaankin ne laitteet, mitä kotoa sattuu löytymään. Onko se fiksu ratkaisu? Katsotaan asiaa nimenomaan yksinyrittäjän näkökulmasta, jolta löytyy ennestään iPhone, MacBook ja ehkä jopa iPad.

Yksinyrittäjälle tietokone on käytännössä pakollinen laite. Muuten voi olla hankalaa pitää yhteyttä asiakkaisiin, yhteistyökumppaneihin kuten tilitoimistoihin ja pankkeihin, tai ylipäätään tehdä töitä.

Pelkällä älypuhelimella hommien hoitaminen voi mennä hieman komiikan puolelle, joten tietokone on oiva apulainen.

Monessa kotitaloudessa tietokone on hankittuna jo samoista syistä. Arjen pyörittäminen helpottuu tietokoneen myötä.

Kannattaako ottaa olemassa oleva kone vai hankkia yrityskäyttöön kokonaan uusi?

Lyhyesti vastattuna periaatteessa kannattaisi ehdottomasti eriyttää omat henkilökohtaiset asiat yrityksen asioista. Suositellaanhan elinkeinoharjoittajalle omaa erillistä pankkitiliä yrityskäyttöön.

Se on kuitenkin usein paljon helpommin sanottu kuin tehty, sillä erilliset laitteet maksavat.

Etenkin Applen tapauksessa asioiden eriyttäminen yksinyrittäjän tarpeisiin voi käydä mutkikkaaksi, sillä taustalla on kuitenkin usein sama Apple-tili.

Jotta saisit kokonaan erilliset työlaitteet, sinulla tulisi olla erillinen Apple-tili, erillinen iCloud-tilaus, erillinen iPhone sekä erillinen MacBook.

Kuulostaa kömpelöltä ja kalliilta. Sitä se kyllä olisikin.

Erillisen tilin ja laitteiden hyödyt liittyvät tietoturvaan.

Pienten yritysten tietomurroista on vain vähän julkisesti saatavilla olevaa tietoa, mutta omassa lähipiirissäni tietomurto on tapahtunut muutaman hengen työllistävään yritykseen.

Tietomurrot alkavat pääsääntöisesti sähköpostin kautta, sillä se on kanava, jonne huijarit voivat vapaasti lähetellä yrittäjälle huijausyrityksiä.

Et voi käytännössä kontrolloida sitä, mitä vastaanotat. Toki yksittäisiä lähettäjiä voi estää, mutta käytännössä tästä ei ole juurikaan hyötyä, sillä huijarit jatkavat yrityksiään pian uudesta osoitteesta.

Jos siis käytät sähköpostia samalla laitteella sekä henkilökohtaisiin asioihin että työasioihin, on todennäköisempää joutua verkkorikollisen uhriksi.

Varovaisuus auttaa tietoturvassa, eikö?

Ehdottomasti auttaa. Tuntemattomia viestejä ei kannata alun perinkään avata, puhumattakaan liitteistä tai linkeistä. Tällä pääsee jo äärimmäisen pitkälle.

Voin kuitenkin luvata, että kun olosuhteet ovat oikeat, kuka tahansa voi langeta verkkorikollisen uhriksi.

Teen esimerkiksi itse päivätyökseni tietoturva-alan töitä. Lankesin kuitenkin vapaa-ajalla huijauksen uhriksi.

Näin ollen, jos sinulla olisi erilliset laitteet ja tunnukset yrityskäyttöön, pienentäisit todennäköisyyttä joutua verkkorikollisen uhriksi.

Mikä sitten neuvoksi?

Jos kerran tuplatunnukset ja erilliset laitteet ovat kömpelö ja kallis vaihtoehto, etenkin Apple-maailmassa, ja varovaisuus auttaa mutta ei välttämättä pelasta, mitä kannattaa tehdä?

Joitakin vuosia sitten oli vallalla käsitys, ettei Maceihin ole viruksia. Tänä päivänä niitä on. Hyvä uutinen on se, että niitä on kuitenkin vähemmän kuin Windows-laitteille.

Vielä vähemmän haittaohjelmia on iPadille eli iPadOS:lle.

Jos siis käsittelet sähköpostia pääsääntöisesti iPadilla, pystyt vähentämään haittaohjelmariskiä merkittävästi. Vain hyvin harva haittaohjelma pystyy käynnistymään Applen tabletissa.

On kuitenkin hyvä muistaa, ettei iPad pelasta tilannetta kokonaan.

iPad auttaa estämään haittaohjelmien leviämistä, mutta se ei estä tilannetta, jossa verkkorikollinen esimerkiksi kysyy sinulta jotakin. Vastaat siihen avuliaasti sähköpostilla ja annat samalla yrityksesi luottamuksellista tietoa.

Tämä voi kuulostaa ensikuulemalta utopistiselta, mutta sitä se ei ole. Olen nähnyt työelämässäni erittäin taitavasti muotoiltuja viestejä, joihin valitettavasti vastataan ja joiden seurauksena tietoja menetetään.

Hyvä esimerkki tietojen luovuttamisesta on, että sinut houkutellaan tekaistulle sisäänkirjautumissivulle. Siinä kysytään käyttäjätunnustasi ja salasanaa, jotka voit epähuomiossa luovuttaa rikollisten käyttöön.

Kannattaako yksinyrittäjän tilata M365- tai Google Workspace -palvelu?

Vähän riippuu siitä, mitä painottaa. Yksinyrittäjä, jolla on jo Applen tilaukset, voi hyvinkin tulla toimeen iCloudin palveluilla. Microsoftin tai Googlen tilauksissa etuna on se, että yrityksen asiat pysyvät erillään omissa palveluissaan.

iCloudin etu on puolestaan se, ettei tarvitse tilata uutta kuukausimaksullista palvelua. Apple tarjoaa jo varsin kelpo toimistotyökalut ilmaiseksi, kuten Pages-tekstinkäsittelyn, Numbers-taulukkolaskennan sekä esityksiin tarkoitetun Keynote-ohjelmiston.

Näitä Applen ohjelmia ja iCloudia käyttämällä voi säästää tärkeitä euroja yritykselle. Ideana on saada rahaa sisään eikä lähettää sitä ulospäin. Varsinkin kun rahaa menee ulos jo riittämiin YEL- ja muiden maksujen muodossa. Säästyneet eurot kannattaa sijoittaa vaikkapa tilitoimiston palveluihin.

iCloudiin voi ja kannattaa luoda yritykselle oma kansio, johon tiedostot tallennetaan.

Jos tarve on käsitellä nimenomaan Microsoft-maailman dokumentteja eli Word, Excel ja Powerpoint, niin silloin usein M365 on parempi vaihtoehto.

Applen ohjelmat tukevat myös Microsoftin tiedostomuotoja, mikä soveltuu harvemmin tapahtuvaan tiedostojen vaihtoon asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa.

Tarvitsen yritykselleni oman sähköpostiosoitteen, miten saan sellaisen?

Et välttämättä tarvitse Googlen Workspacea tai M365-tilausta. Voit hyödyntää olemassa olevaa icloud.com-osoitettasi ja liittää siihen varaamasi domain-nimen.

Käytännössä sinun tulee varata oma domain-osoite joltakin palveluntarjoajalta. Mikäli olet jo perustanut yrityksen, sinulla on todennäköisesti verkko-osoite valmiina. Jos ei ole, sellainen kannattaa varata.

Domainit ovat kohtalaisen edullisia. Tyypillinen hinta on noin 10 euroa vuodessa, tarjouksissa usein vielä edullisempi.

iCloudin asetuksia muuttamalla saat ohjattua viestit icloud.com-osoitteeseesi. Voit myös vastata viesteihin käyttämällä yrityksesi osoitetta henkilökohtaisen osoitteen sijaan.

Osoite voi olla esimerkiksi muotoa info@yritys.fi, joka välittyy osoitteeseen matti.meikalainen@icloud.com.

Asiakkaalle vastatessasi viesti näyttää kuitenkin tulevan osoitteesta info@yritys.fi.

Yrittäjän varmuuskopiointiratkaisu

Varmuuskopiot ovat erittäin tärkeitä, vaikka käyttäisit esimerkiksi iCloudia tallennustilana.

Apple tarjoaa tähän ohjelmiston nimeltä Time Machine. Se, mitä Apple ei tähän tarjoa, on tallennustila.

Helpommillaan ratkaisu voi olla esimerkiksi erillinen USB-tallennuslaite, joka liitetään koneeseen varmuuskopioinnin ajaksi.

Time Machine -ohjelmaan määritellään, mitä varmuuskopioidaan. Tämän jälkeen erillinen USB-tallennuslaite kiinnitetään tietokoneeseen ja varmuuskopiointi käynnistetään.

Tätä hienostuneempiakin ja automatisoidumpia ratkaisuja on olemassa, mutta jos tarve on alkuvaiheessa päästä edullisesti ja helposti liikkeelle, tätä puoliautomaattista ratkaisua kannattaa harkita.

Pääasia on, että varmuuskopiot tehdään, mutta myös testataan.

Vaikka käyttäisit erillisiä internetissä toimivia pilvipalveluita esimerkiksi asiakkaiden yhteydenpitoon, kannattaa asiakastiedot varmuuskopioida myös omalle tietokoneelle ja esimerkiksi Time Machinen avulla erilliselle medialle.

Tiedot voivat kadota pilvipalveluista, omalta koneelta tai iCloudista. Siksi varmuuskopiot ovat erittäin tärkeitä, jotta pahimman hädän keskellä pystyt palautumaan.

Varmuuskopioiden lisäksi tulisi varmistaa kerran tai kaksi vuodessa, että kopioidut tiedostot ovat todella sitä, mitä ajattelet niiden olevan.

Olisi varsin ikävä tilanne, jos varmuuskopiot eivät toimisikaan odotetusti juuri silloin, kun niitä eniten tarvitsee.

Riittääkö pelkkä Macbook

Riittääkö kannettava tietokone, vai olisiko pöytäkone parempi vaihtoehto? Entä ulkoinen näyttö, tarvitsenko sellaisen?

Usein kannettavalla tietokoneella pääsee hyvin alkuun.

Jos vertaan omaan tilanteeseeni, olin hankkinut jo ennen Omenavinkkien yritystoimintaa valokuvausharrastusta silmällä pitäen Applen Studio Display -näytön.

Ennen ulkoista näyttöä olin ostanut omaan käyttööni MacBook Pron.

Mikäli yrityksesi tekee graafista työtä, voin lämpimästi suositella Applen näyttöä, vaikka se onkin arvokas hankinta.

Se on toimintavarma nimenomaan Applen laitteiden kanssa ja lisäksi erittäin väritarkka, mikä on graafisessa työssä elinehto.

Omenavinkit ei esimerkiksi tee graafista työtä sanan varsinaisessa merkityksessä, mutta ostaisin silti nimenomaan Applen näytön kuvanlaadun ja toimintavarmuuden vuoksi.

Mikäli minulla ei olisi kannettavaa tietokonetta ennestään, hankkisin tietokoneeksi luultavasti pöytäkoneen. Joko Mac Minin tai Mac Studion.

Nykyisin iPad siihen liitetyn Magic Keyboardin kanssa toimii kannettavan roolissa. Pöytäkoneen etuna olisi se, ettei siinä ole akkua, mikä on tietokoneissa kuluva osa.

Jos kuitenkin kannettava jo löytyy, se riittää hyvin alkuvaiheessa. Kun yrityksesi tuottaa, voit harkita ulkoista näyttöä tuomaan tehokkuutta.

Jäikö Apple-laitteet askarruttamaan?

Jos Apple-aiheinen kysymys jäi askarruttamaan, Omenavinkit-neuvontapalsta on matalan kynnyksen paikka kysyä neuvoa. Voit kysyä apua yksittäiseen ongelmaan tai hakea varmistusta omaan ratkaisuusi.

Voit kysyä esimerkiksi vinkkejä sopivan MacBookin valintaan. Paljonko tarvitaan RAM-muistia, entä sisäisen tallennustilan määrä suorittimen mallista puhumattakaan. Katsotaan yhdessä mikä on sopiva malli käyttöösi.

Palstan käyttö on maksutonta, eikä yhteydenotto sido sinua mihinkään.